Hjälp eller stjälp i rekryteringsbranschen? Ove Ekerbring leder AI-assistenten Sara på Prowork.

Prowork är bemannings- och kompetensförsörjningsföretaget som förser kunder inom samhällsbyggnad, teknik och industri med kompetens. Beslutet att ta in en AI-assistent är ett strategiskt steg från bolaget, men det är Ove Ekerbring som har lett arbetet med att få in Sara i den dagliga verksamheten som är kopplad till rekrytering och möten med jobbsökande.

– Vår verklighet i dag är att vi får in runt 1 500 kandidater i vår databas varje månad. Det är omöjligt att hinna prata med alla med bara mänsklig kraft. Vi behövde hitta ett smartare sätt att gallra bland de hårda värdena, så att vi kan lägga mer tid på de personliga mötena.

AI-assistenten Sara är utvecklad av bolaget Kiku och arbetar alltid utifrån annonsen och kravspecifikationen från det rekryterande bolaget. Kort förklarat skickar Sara ett meddelande med frågor som är direkt kopplade till rollen när en kandidat söker en tjänst. Frågor som skickas via chatt, eller under en muntlig intervju:
– Har du körkort? Har du yrkesbevis? Hur många år har du jobbat inom ett visst område? Utifrån svaren kan Sara sortera vilka kandidater som uppfyller de grundläggande kraven, och vilka som kanske passar bättre för andra uppdrag eller roller, säger Ove Ekerbring.

AI:n sköter alltså den första, faktabaserade gallringen. Rekryterare tar vid när det är dags att prata om, som Ove beskriver det, de mer mjuka värdena, till exempel personkemi, drivkraft och värderingar.

– Det är fortfarande så att vi människor måste tycka om varandra för att vilja jobba ihop. Hårda värden räcker inte. Vi vill ha mer tid till de samtal som bara kan göras mellan människor, säger han.

Snabbare besked och tydligare kandidatresa

En stor del av frustrationen hos jobbsökare handlar om bristande återkoppling: lång väntan, få besked och otydliga motiveringar. Här ser Prowork en av de tydligaste vinsterna med AI-stödet.

När en kandidat svarat på Saras frågor kan återkopplingen komma nästan direkt oavsett om personen går vidare eller inte.

– Ju mer data vi har, desto bättre dialog kan vi ha, säger Ove, och berättar att man inte behöver lägga lika mycket tid på att i ett första samtal gå igenom hygienfaktorer som körkort, utbildning eller behörigheter. I stället kan man snabbt vara tydliga mot vissa kandidater: “just nu har vi inga uppdrag som matchar dina lönekrav eller dina önskemål, men vi hör av oss om det förändras”.

För den som inte går vidare betyder det ett konkret “varför”, i stället för tystnad. För den som matchar kravprofilen innebär det att nästa steg – kontakt med en rekryterare – kan bokas snabbare.

“Vissa ser nog framför sig en modell där du gör en AI-intervju och sedan får ett anställningskontrakt skickat. Det är absolut inte vår vision”.

– Det handlar i grunden om att skapa en rak och schysst kandidatresa, sammanfattar Ove sitt resonemang.

Objektiv gallring och mer mänsklig kontakt

En återkommande farhåga med AI i rekrytering är risken för bias: att tekniken förstärker gamla mönster eller missgynnar vissa grupper. Proworks sätt att använda Sara är medvetet avgränsat till just hårda, verifierbara fakta menar Ove Ekebring.

Alla kandidater som söker samma tjänst får samma typ av frågor, i samma ordning, med samma viktning. Det gör gallringen mer likvärdig i det första steget. Det utan att ersätta den mänskliga bedömningen. Under de första månaderna gick Oves kollegor på Prowork igenom alla gallringar manuellt: lyssnade på intervjuer, kontrollerade sorteringen och tog kontakt med kandidater för att se att de hamnat rätt.

– Vi har finjusterat löpande för att säkerställa att logiken stämmer med hur vi själva resonerar. AI:n bestämmer inte vem som får jobbet, den hjälper oss bara att använda vår tid där den gör mest nytta, säger Ove.

Framtidens rekryterare: mer rådgivare, mindre administratör

För Ove är målet med Sara inte en framtid där kandidater intervjuas, bedöms och anställs helt utan mänsklig inblandning. Tvärtom.

– Vissa ser nog framför sig en modell där du gör en AI-intervju och sedan får ett anställningskontrakt skickat. Det är absolut inte vår vision. Vi vill fortsatt vara nära både kunder och kandidater. AI:n är ett verktyg för att frigöra tid, inte för att ersätta rekryterare, säger Ove Ekerbring.

I stället tror han att rekryterarrollen kommer att röra sig ännu mer mot rådgivning, relationsbyggande och förståelse för verksamhet och kultur. När AI-verktyg kan ta en större del av administrationen och de första faktabaserade stegen i processen, blir rekryterarens uppgift att sätta all data i ett mänskligt sammanhang. Att kunna ta de samtal och intervjuer där magkänsla, förtroende och värderingar väger tungt är viktigt.– I bästa fall gör verktyg som Sara att vi både kan vara mer träffsäkra för våra kunder och mer transparenta mot våra kandidater. Mindre tid på att leta körkort och datum, mer tid på att prata om människan bakom CV:t. Det är dit vi vill, avslutar Ove Ekerbring.