Erik Söderberg vill göra tågkommunikation begriplig för alla

VR är ett av Nordens största tågbolag och ansvarar för både persontrafik, underhåll och drift av stora delar av den finska järnvägen. I Sverige kör VR flera populära sträckor, bland annat Stockholm/Göteborg. Och de senaste åren har man tagit en allt större roll i den svenska tågtrafiken, bland annat med de nyvunna uppdragen att driva Norrtåg, Öresundståg och Mälartåg Sedan tidigare kör man bland annat Pågatågen samt lokalbussar i Stockholm och Skåne.

Det är helt enkelt en verksamhet som för bolagets kommunikatörer präglas av höga krav på tillförlitlighet och tydlig kundkommunikation.
– När något händer i tågtrafiken kan det påverka tusentals människor samtidigt. Då måste kommunikationen vara tydlig, snabb och korrekt. Det finns inget utrymme för att gissa eller dröja, förklarar Erik Söderberg.

Kommunikation när allt inte går som planerat

I en bransch där störningar kan uppstå på grund av faktorer som VR själva inte kontrollerar – väder, banarbeten, fel i infrastruktursystemet – är transparent kommunikation helt avgörande.

Erik menar att kommunikationen, kanske främst den externa, ofta är en balansgång mellan vad man vet, vad man får säga och vad kunderna behöver få veta direkt.

– Ibland har vi bara delar av informationen, men media och allmänhet behöver ändå förstå vad som händer. Då handlar det om att vara öppen, konkret och respektfull: vad har inträffat, hur påverkar det resan och när kommer vi med nästa uppdatering?

Att bygga förtroende genom samarbete

En av de största lärdomarna Erik, som kommunikationschef, lyfter fram är hur avgörande det är att förstå hela organisationen när man arbetar i tågbranschen. Med medarbetare spridda över depåer, busslinjer, tåg, trafikledning och kontor ser vardagen olika ut för olika grupper – och därför måste kommunikationen alltid anpassas efter mottagaren.
– Hos oss jobbar många ute i verksamheten utan dator, och andra sitter på kontor. Då måste vi nå dem på olika sätt, via olika kanaler – intranät, digitala skärmar, informationsmöten och annan direkt kommunikation. Det viktigaste är att alla får tydlig och relevant information i rätt tid, säger Erik Söderberg.
Att ha koll på vad som händer i verksamheten är också en förutsättning för att kunna ge snabba och korrekta besked, menar han. Därför är mycket av hans arbete att samordna, stämma av och knyta ihop olika delar av VR Sverige.
– När något händer, särskilt i medier, går allt väldigt fort. Då måste vi vara pålästa och kunna leverera ett svar direkt. Det går inte att tro att en kommunikatör kan jobba isolerat – kommunikationen speglar hela organisationen och bygger på att vi har en bra samverkan internt.

När något inte går som planerat 

Omvärldens förväntningar på snabb och tydlig information har ökat, och för Erik är det en av de mest utmanande men också mest givande delarna av rollen. När något avviker från det normala – en försening, ett driftstopp eller en störning – blir kommunikationen avgörande för hur resan upplevs.
– I mediesituationer går allt väldigt fort. Journalister är pressade och vill ha svar direkt, och allmänheten behöver veta vad som händer. Då måste vi vara tillgängliga, pålästa och kunna agera snabbt – det påverkar väldigt många människor, säger Erik.
Trots tempot tycker han att jobbet är meningsfullt. Tåg är enligt honom framtidens sätt att resa, och kommunikation har en nyckelroll i att skapa förtroende och förståelse när något inte går som planerat.
– Det är stort att få jobba med något som påverkar människors vardag varje dag. Och när vår kommunikation hjälper någon att förstå läget eller känna sig tryggare – då gör vi verkligen skillnad, avslutar Erik Söderberg.